Für die Instandhaltung und Instandsetzung des Sondereigentums ist der jeweilige Eigentümer verantwortlich. Er hat die Kosten in voller Höhe selbst zu tragen (§ 14 Nr. 1 WEG). Die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums obliegt den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich. Im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung beschließen sie gemäß § 21 Ab. 3 und 5 Nr. 2 WEG über „ordnungsmäßige“ Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung hinsichtlich Art, Umfang und Durchführung durch mehrheitliche Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung.

Ordnungsmäßig ist eine Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahme dann, wenn sie der Erhaltung oder der Wiederherstellung des ursprünglichen baulich-technischen Zustandes der Anlagen oder Einrichtungen des gemeinschaftlichen Eigentums dient. In bestimmten Fällen kann auch eine sogenannte modernisierende Instandsetzung mit Mehrheit beschlossen, wenn mit dieser Maßnahme bei grundsätzlich notwendiger Instandsetzung eine technisch und wirtschaftlich sinnvollere Maßnahme durchgeführt wird. Dies gilt auch dann, wenn mit dieser Maßnahme bauliche Veränderungen verbunden sind. 

Geht eine Maßnahme über die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung hinaus, bedarf sie als bauliche Veränderung im Sinne von § 22 Abs. 1 WEG im Regelfall der Zustimmung aller im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer oder als Modernisierungsmaßnahme im Sinne von § 22 Abs. 2 WEG eines doppelt qualifizierten Mehrheitsbeschlusses (Dreiviertelmehrheit nach Köpfen und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile). 

Die der Vorbereitung der Beschlussfassung dienenden Maßnahmen – Feststellung von Mängeln, Einholung von Kostenvoranschlägen bzw. alternativen technischen Lösungsmöglichkeiten – sowie die Durchführung der beschlossenen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen und Auftragserteilung obliegt gemäß § 27 Abs. 1 und Abs. 3 WEG dem Verwalter als gesetzlichem Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Die Kosten für die Durchführung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen sind von allen Eigentümern im Verhältnis ihres Miteigentumsanteils (§ 16 Abs. 2 WEG) zu tragen, wenn nicht eine abweichende Vereinbarung (§ 10 Abs. 2 Satz 2 WEG) getroffen oder im Einzelfall mit doppelt qualifizierter Mehrheit beschlossen (§ 16 Abs. 4 WEG) worden ist. Voraussetzung für eine mehrheitlich beschlossene Änderung der Kostenverteilung ist allerdings, dass der abweichende Maßstab dem Gebrauch oder der Möglichkeit des Gebrauchs durch die Wohnungseigentümer Rechnung trägt.