Nach der Definition der Zweiten Berechnungsverordnung sind Verwaltungskosten die Kosten für die zur Verwaltung eines Gebäudes oder der jeweiligen Wirtschaftseinheit erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, ferner die Kosten der Aufsicht und der Wert der persönlichen Verwaltungsarbeit des Verwalters. Auch die Kosten der gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und der Geschäftsführung gehören dazu.

Bei Wohnanlagen, die einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören, ist zwischen der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und der des Sondereigentums (einzelne Wohnung des Eigentümers) zu unterscheiden. Grundsätzlich verwaltet der Verwalter das Gemeinschaftseigentum und setzt dafür einen Gebührensatz an. Eine Verwaltung des Sondereigentums – z.B. der vermieteten Eigentumswohnung – wird meist gegen Aufpreis angeboten.

Die Höhe der Verwaltergebühren kann sehr unterschiedlich ausfallen. Einfluss haben darauf u. a. Art, Größe, Alter und Lage der Wohnanlage. Gesetzliche Grenzen setzt die Zweite Berechnungsverordnung, nach der die Verwaltungskosten höchstens 230 Euro im Jahr pro Wohnung, bei Eigenheimen, Kaufeigenheimen und Kleinsiedlungen je Wohngebäude betragen dürfen. Für Garagen und Einstellplätze liegt die Grenze bei 30 Euro jährlich.

Diese Beträge sind jedoch nicht fest, sondern an die allgemeine Preisentwicklung gekoppelt. Am 1. Januar 2005 und danach am 1. Januar jedes dritten Jahres verändern sich die Maximalbeträge um den Prozentsatz, um den sich der Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamtes für den der Veränderung vorausgehenden Monat Oktober gegenüber dem Index für den der letzten Veränderung vorausgehenden Oktober erhöht oder verringert hat.

Für Januar 2005 war die Veränderung des Verbraucherpreisindexes entscheidend, die zwischen Oktober 2001 und Oktober 2004 stattgefunden hat.

Für die Frage, welche Kostenarten der Vermieter auf den Mieter umlegen kann, ist nach der Zweiten Berechnungsverordnung nun die Betriebskostenverordnung maßgeblich. Danach können bei einer Mietwohnung die Verwaltungskosten nicht auf den Mieter umgelegt werden.