In Ausnahmefällen ermöglicht die Heizkostenverordnung eine Schätzung der Heizkosten eines Mieters durch den Vermieter im Rahmen der Heizkostenabrechnung. Dies ist der Fall, wenn

• eine Verbrauchserfassung nicht möglich ist, weil die entsprechenden Zähler defekt sind;
• andere zwingende Gründe die Verbrauchserfassung verhindern. 

Diese zwingenden Gründe liegen insbesondere dann vor, wenn der Mieter nach rechtzeitiger Ankündigung der Ablesung den Ableser dreimal nacheinander nicht in die Wohnung gelassen hat bzw. nicht anwesend war.

Die Schätzung kann sich am Verbrauch des Mieters in früheren Abrechnungszeiträumen orientieren, wahlweise aber auch am Verbrauch anderer, vergleichbarer Räume oder Wohnungen im gleichen Gebäude im gleichen Abrechnungszeitraum. Auch eine Schätzung auf Basis des Durchschnittsverbrauchs des Hauses oder der Nutzergruppe ist seit 1.1.2009 zulässig. 

Allerdings dürfen nur für maximal 25 Prozent der Wohnfläche eines Gebäudes die Heizkosten geschätzt werden. Ist die Fläche, für die keine Verbrauchserfassung durchgeführt werden konnte, größer, so müssen die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum in Kubikmeter als Umlageschlüssel verwendet werden.